易租(eZu)汽车租赁信息管理系统
系统介绍说明书
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一.系统总述
    易租(eZu)汽车租赁信息管理系统是新方向公司在分析国内大、中、小型汽车租赁公司业务流程及服务项目基础上开发出的一套全面适应各种规模程度的汽车租赁公司的信息化管理软件产品。针对大、中型汽车租赁公司系统旨在实现它们通过一套平台全面对各区域、分店、分支机构、各网点车辆、订单、结算数据进行统一实时的管理,同时实现各租赁网点门店自身标准化、规范化地开展租赁业务,最终达到企业全面、统一、科学、有效管理企业的目标。针对小型独立的汽车租赁公司系统旨在帮助企业规范、简化业务办理流程,改变企业原始落后的手写式业务操作方法,利用计算机信息化管理技术将管理者及业务人员从效率低下的工作方式中解脱出来,更多地关注公司业务量的提升与企业的发展。另外可实现小型汽车租赁公司之间可利用系统组成租赁联盟,互相掌握彼此待租车辆情况,便于各公司之间的车辆相互调度,提高企业车辆的出租率,增加企业收入。
    易租(eZu)汽车租赁信息管理系统涵盖了汽车租赁公司所需的全部通用业务功能,并且经过北京十多家汽车租赁公司用户正式使用检验基础上推出的网络化管理平台,系统操作简单、方便,只需要通过点击鼠标便可完成全部的日常业务操作;管理者通过互联网无论是在单位、家里还是出差在外都可以随时随地通过电脑或手机查看企业运营情况,真正实现汽车租赁企业的网络化移动办公。

二.汽车租赁企业软件需求
    1)租赁公司最关注自己的车辆是否租给了问题客户,自己的车辆是否会被骗,这是企业最担心的问题,基于这个问题就需要有一套客户身份认证的措施,能够识别客户提供证据的真伪,客户是否有违法犯罪情况,客户是否有经济纠纷问题,客户是否在别的租车公司出现租有车辆未还而来我们公司继续租车等等这些问题;
    2)租赁公司用于租赁的车辆管理需要采用信息化管理手段,比如车辆的定期保养、定里程保养、定里程维护,每年的年检、保险续费等等均需要有统一的管理并第一时间通过电脑提供提醒告警信息;
    3)汽车租赁业务开展需要进行推广,目前互联网已经成为人们日常生活中信息来源获取的最佳选择,无论买东西、旅游等都喜欢上网进行“百度”一下,汽车租赁公司为了有更多的客户,就需要进行广告宣传,所以需要建立自己的汽车租赁网站,让客户能够直观的了解公司的车辆、租赁价格、联系方式等信息;
    4)租赁业务办理时,业务办理人员首先要清楚公司目前有哪些车辆可以提供租赁,哪些车辆已经租出去了,哪些车辆处于维修保养中等,这就需要一个便于实时更新的列表方便业务人员核对;另外在租赁手续办理时需要填写清楚客户信息、车辆信息、租金标准、租赁押金、预交租金、租赁时限、限制里程等等一些比较细小繁琐的信息,而且不能有任何疏露错误出现,这就需要计算机能够快速的进行信息输入,而且能够提供单据打印功能;
    5)车辆租给客户后,系统还要对租赁的订单进行统一管理,比如今天应该有哪些车还回来,有哪些车应该做二次授权,有哪些车应该进行分期租金结算;结算时还要根据租赁的车型、时间以及是否使用其他服务进行结算计算以及结算单据的打印等等,这些都需要计算机能够提供方便的手段进行解决;
    6)在车辆租赁过程中同样涉及到车辆租给客户后,车辆的行驶去向问题,对于车辆位置的掌握需求,就需要GPS车辆跟踪定位软件来了解车辆的位置情况,另外在车辆出现问题的时候能够通过GPS数据找到车辆,避免较大的经济损失;
    7)企业需要定期对企业车辆租赁情况进行统计分析,进行一些经营方面的决策,首先需要了解每天的车辆订单情况,还车情况,未出租的车辆、已经出租的车辆等等统计报表数据;
    8)当汽车租赁企业在全国范围内有多个分公司,大量分店的情况,就需要一套完整的分级管理的网络平台,而且在经营异店还车、异地还车等业务时也需要各分店间的数据共享,公司管理层也需要实时了解下属各分店运营情况,都脱离不开信息化、网络化管理系统的支持。

三.当前市场软件情况分析
    目前市场上也有一些汽车租赁的管理软件,要么是单一管理功能,要么是单一的GPS监控软件,而且使用起来也都有诸多缺陷,缺乏一套完整而且专业的汽车租赁软件平台,既能够解决汽车租赁行业面对的实际问题,又能够规范企业管理,帮助企业市场推广,扩大经营等,北京新方向信息技术有限公司在对这个市场进行了充分调研情况下与一些汽车租赁公司展开合作建立了一套完整的汽车租赁信息平台系统“易租汽车租赁信息管理系统”,该平台充分听取了多家汽车租赁公司的意见,并经过这些汽车租赁公司的实际使用测试,进行了多次修改调整而正式推出的,平台的首要目的就是保证租赁公司车辆安全、系统操作易用、管理做到规范有序。

四.关键特点
    1)公安部认证二代身份证感应扫描,伪造证件识别,证件照片、身份证号、住址等信息自动读入并保存进入系统;
    2)公安部罪犯数据库人员信息查询比对提醒,全国人民法院经济犯罪信息查询比对提醒服务;
    3)全国汽车租赁公司数据库,客户多公司租车未结算租赁记录自动查询比对提醒功能;
    4)全国机动车违章记录实时查询,违章记录入库处理结算功能;
    5)智能化业务提醒功能,客户订单取还车、合同逾期、预授权到期、长租分期结算、收费差额、车辆保养、车辆续保、违章检查、客户生日等提醒功能;
    6)客户取车、预(逾)期还车、信用卡二次授权、分期结算、违章处理及客户生日祝福、节假日问候等自动短信发送服务;
    7)享受易租网的免费宣传推广服务,新方向公司通过合作渠道进行网站的专业推广给租赁公司带去更多的业务机会,帮助汽车租赁公司客户提高车辆出租率,助力客户的发展壮大;
    8)车辆租赁业务与车辆GPS监控定位一体化管理,全国详尽电子地图精准定位、车辆跟车服务、停车统计、行驶轨迹回放、行驶里程统计;
    9)公司每日出车数量、预计收入、结算收入统计数据、车辆维护管理统计数据生成经营日报,根据自行设定时间发送管理者手机;车辆租赁收入、支出按月、季度、年度进行统计生成报表供分析支持辅助决策;
    10)系统采用多级安全控制,U盾身份认证、多角色全功能点逐项权限控制,实时双机数据热备份,全面保障用户数据与操作安全。
    11)全国性汽车租赁连锁、多分公司、多分店式分级管理;独立性租赁企业、社会个人车辆租赁管理均适用;
    12)免费享受新方向公司易租网的专业推广及广告宣传企业展位,CAA大陆救援全国汽车救援服务网点统一优惠价格服务。

五.产品概述
    易租(eZu)汽车租赁信息管理系统是基于Inetrnet互联网、ERP、GIS、GPS及数据库技术开发的汽车租赁行业管理软件产品,集保障租赁车辆安全、方便租赁业务运营、规范企业管理于一身,实现了汽车租赁行业全业务流程的信息化管理。
    易租(eZu)汽车租赁信息管理系统的作用,主要体现在以下几个方面:
    1)客户可以通过互联网方便的查看车型信息、车辆租赁价格、租赁手续及增值服务内容,还可以直接通过互联网进行车辆的预订;
    2)汽车租赁工作人员只需要输入最少量的信息即可完成车辆的预订、出车、结算过程,极大的简便了业务办理过程,提高了工作效率、客户服务质量,为企业规模扩大,市场扩张赢取更多的先机;
    3)公司的管理人员,能够按照总公司、分公司、分店自顶向下的分级授权方式查看租赁数据信息,在授权范围内管理者可以方便直观的查看分公司、分店的待租车辆情况、租赁收入、费用支出、车辆收益情况;
    4)系统具备智能化的业务提醒功能,如订单到期提醒、逾期还车提醒、预授权到期提醒、收费差额提醒、车辆保养提醒、客户生日提醒等,使租赁工作变得简单、准确、高效;
    5)系统具备科学的客户管理功能,如客户消费积分管理、积分优惠兑换、会员分级管理、信誉分级管理等,为企业客户管理提供了全面而有效的科学管理方式;
    6)系统将车辆定位监控与业务集成为一体,除了具备GPS监控的常用功能外,还针对出租行业的特点,能够通过GPS设备直接统计车辆行驶的公里数、行驶时间并直接与还车结算挂接起来。
    7)系统具备灵活的外部设备接入功能,如PDA拍照验车、收车,自动导入电脑随同出车单进行打印;第二代身份证信息自动读入,无需人工录入客户信息;短信群发设备的接入,发送客户生日祝福,公司优惠活动信息等;呼叫中心CIT设备接入,规模化业务受理,自动弹出客户信息提升客户服务质量。

六.系统设备
图1 订单条码扫描枪设备图2 身份证识别仪图图3 三网合一短信群发通道
图4 会员卡刷卡器图5 客户会员卡/储值卡图6 GPS车载终端设备


七.系统组成
    易租(eZu)汽车租赁信息管理系统由租赁管理、车辆管理、车辆监控、客户管理、财务管理、网站发布、维护管理七大模块组成。既可以支持大型汽车租赁公司基于互联网统一管理使用的多分公司、多分店的分级组织模式的规模化应用,也可以支持中、小汽车租赁服务商的集中式租赁业务管理。

    1)租赁管理
    系统核心业务模块,包括待租车辆查询、订单排队系统、车辆预订、订单管理、出车登记及合同打印、出车车辆变更管理、车辆续租管理、车辆结算及打印、车辆违章管理、历史结算管理。
   

图1.1 待租车辆查询

   
图1.2 网站订单管理

   
图1.3 订单排队管理

   
图1.4 出车合同管理

   
图1.5 车辆出车登记

   
图1.6 出车合同打印

   
图1.7 车辆费用结算

   
图1.8 车辆结算打印

   
图1.9 车辆违章管理

   

图1.0 历史结算管理

    2)车辆管理
    系统业务支撑模块,包括车辆基本信息维护、车船税支出管理、保险费支出管理、维修保养费支出管理、加油费支出管理、发票税费支出管理、代驾报酬支出管理、车型管理、租赁费用标准设置、司机信息管理、加油卡管理、车辆调拨管理、内部用车管理等。
   

图2.1 车型信息管理

   
图2.2 车辆信息管理

   
图2.3 费用支出管理

   

图2.4 司机信息管理

   

图2.5 加油卡片管理

   

图2.6 车辆调拨管理

   

图2.7 内部用车管理

    3)车辆监控
    公司管理关键模块,包括车辆监控定位、车辆跟踪、轨迹回放、车辆信息锁定、车辆行驶距离统计、行驶时间统计、停车查询、车辆报警、车辆越界、车辆超速报警等功能。
   

图3.1 车辆定位管理

   
图3.2 多车跟踪定位

   

图3.3 车辆轨迹回复

   

图3.4 行驶里程统计

    4)客户管理
    系统基础业务模块,包括会员基本信息管理、会员消费及积分管理、会员违章信息管理、事故信息管理、会员当前订单、会员在租车辆、会员历史租赁记录管理,客户咨询记录、客户销售管理、优惠电子码管理、短信发送接收管理。
   

图4.1 客户信息管理

   
图4.1 客户咨询管理

   
图4.1 客户营销管理

   
图4.2 客户短信群发

    5)财务管理
    业务决策支持模块,包括待租车辆、预订、租赁、保养维修等各种状态情况统计,每日经营报表、月度经营报表、车辆收入统计、车辆收益统计、代驾司机收入统计、会员充值统计、公司管理成本维护。
   

图5.1 每日经营报表

   
图5.2 月度经营报表

   
图5.4 车辆收益统计

   
图5.5 司机收入统计

   
图5.6 车辆状态统计

    6)网站发布
    公司宣传管理模块,包括网站频道管理、网站内容发布管理、网站模板配置。通过网站发布模块,可以方便的进行公司网站改版及布局,信息发布与更新;同时可以进行车辆租赁价格、车型的网上发布与展示,实现客户网上订车。
   

图6.1 网站信息管理

   
图6.2 在线订车网站

    7)维护管理
    后台管理维护模块,包括系统用户管理、分店组织管理、角色权限管理、系统日志管理、数据备份管理。
   

图7.1 员工帐号管理

图7.2 分店信息管理

图7.3 角色权限管理

图7.3 操作记录管理

八.关键特性
    1)方便、简单实用——将繁杂的车辆租赁过程变得简单而准确,系统围绕车型、车辆、客户、司机四类对象的管理,在租赁过程中只需要录入过程中关键的租金计算依据数据,如租赁时间、还车时间、出库里程、入库里程即可完成客户的整个预订、出车、结算过程。
    2)总公司、分公司、分店多级组织统一管理——系统提供分级权限控制功能,能够按照总公司、分公司、分店自顶向下的分级授权方式查看租赁数据信息,实现租赁数据信息的分级查看与统一管理,为同城分公司或分店间的车辆资源调度、客户信息共享提供支持。
    3)人性化、智能化操作体验——业务流程功能组织合理、最小化信息录入;智能化订单信息提醒、取还车超期提醒、预授权到期提醒、结算应收实收差额提醒、车辆保养提醒、客户生日提醒等,提高了工作效率与质量,提高客户服务质量,最终实现企业收益的最大化;
    4)业务的完整与整体性,可扩展性强——租赁订单、车辆、监控、客户、财务四部分无缝结合,使得业务具备整体性,同时可支持PDA拍照验车收车、二代身份证信息自动读入、呼叫中心业务受理、网上车辆预订、客户短信群发、日收入报表自动发送到管理者手机、网站信息快速更新、车辆监控定位等功能,使车辆租赁业务的全信息化管理得以实现。

九.适用范围
    易租(eZu)汽车租赁信息管理系统适用于各大、中、小汽车租赁服务商的租赁业务管理、车辆资产管理、客户资源管理、财务收支管理、运营决策支持需求。

十.大用户案例
     联拓集团
     赫兹(北京)
     波士集团
     百得利集团
     强大汽车集团
     张运集团
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